Proyectos de los ingenieros
Los proyectos de los ingenieros son el armazón de trabajo de ENGI: el ingeniero lleva sus proyectos por sí mismo, cada paso queda registrado y la dirección ve el conjunto sin tener que reunirlo a partir de chats y llamadas. A continuación, cómo está organizado y por qué este orden le conviene a la empresa.
En resumen: qué aporta esta estructura
- Se ve quién está ocupado en qué ahora mismo — un solo panel para todo el departamento, actualizado al instante.
- Cada proyecto tiene un historial: cuándo alcanzó cada etapa y qué se hizo exactamente.
- El trabajo terminado no se pierde — pasa a un archivo que no se puede reescribir a posteriori.
- Las tareas se asignan a distancia, con aviso al ingeniero por correo.
- Los permisos están separados: consultar, llevar lo propio y asignar tareas a otros son funciones distintas.
Cómo lleva sus proyectos un ingeniero
Cada ingeniero tiene su propia página de proyectos. Un proyecto se describe con tres campos:
| PROYECTO | TAREA | % |
|---|---|---|
| Nombre de la instalación o del trabajo | Qué se está haciendo exactamente | Avance: 5 / 25 / 50 / 75 / 100 |
Puede haber tantos proyectos como haga falta: un ingeniero suele llevar varias instalaciones a la vez. Un proyecto nuevo empieza en el 5 %: el trabajo acaba de comenzar.
El avance sube de una etapa en una
Hay cinco etapas: 5 % → 25 % → 50 % → 75 % → 100 %. No se puede saltar: del 5 % solo se pasa al 25 %, del 25 % solo al 50 %. Y en cada etapa el ingeniero debe escribir qué se ha hecho exactamente.
Esta es la regla central de todo el sistema. Sin ella el informe se reduciría a una línea, «hecho al 100 %», de la que no se aprende nada. Con ella, cada proyecto conserva una crónica legible: qué se logró en cada etapa y cuándo.
El nombre del proyecto solo puede cambiarse mientras está en el 5 %. Después queda bloqueado: el historial de etapas ya está vinculado a ese nombre, y renombrarlo haría que el informe hablara de un proyecto y el historial de otro. Por la misma razón solo puede borrarse un proyecto que no ha empezado; todo lo demás ya es constancia.
El archivo: 100 % y punto
Cuando el proyecto llega al 100 %, se le propone al ingeniero pasarlo al archivo, con una advertencia clara: ya no se podrá modificar ni recuperar. En el archivo se conserva todo: la descripción, todas las etapas y todos los comentarios.
El archivo es irreversible a propósito. Si de él se pudiera quitar o retocar algo, no probaría nada: ni ante el cliente, ni al examinar una discrepancia. El ingeniero ve su archivo completo, pero solo en modo lectura.
El panel de carga de trabajo
El panel común muestra a todos los ingenieros por orden alfabético y, en la fila de cada uno, sus proyectos: nombre, tarea y avance. Al lado, dos columnas: carga (un punto de color — totalmente ocupado, parcialmente ocupado, libre, ausente) y hora de llegada a la oficina si la persona no está.
El panel está pensado para una pantalla común en la oficina: se actualiza solo, sin recargar la página, y muestra el estado de la conexión — al acercarse al monitor se ve enseguida si está vivo o callado. En una fila caben cinco proyectos; al pulsar sobre el ingeniero se abre una página con todos ellos.
Qué aporta a la dirección
Al director
- La respuesta a «en qué trabaja el departamento» en diez segundos, y no tras un día de llamadas.
- Se ve el movimiento, no solo el resultado. Un proyecto detenido en el 25 % por tercera semana salta a la vista: se puede intervenir a tiempo y no a posteriori.
- Un historial listo para hablar con el cliente. Cuándo se empezó, qué se hizo en cada etapa, cuándo se terminó, con fechas y autores.
- Planificación basada en hechos. Se ve quién está sobrecargado y quién tiene margen, antes de que se caiga un plazo.
A la administración y al ingeniero jefe
- Las tareas se asignan a distancia — desde casa, desde un viaje de trabajo, desde el teléfono.
- El comentario va unido a una etapa concreta: la observación aparece justo en el porcentaje al que se refiere.
- Aviso por correo — el ingeniero se entera de la nueva tarea al momento, no en la reunión de la semana siguiente.
- Un resumen por ingeniero: cuántos proyectos lleva, el avance medio y qué hay ya en el archivo.
Al propio ingeniero
- El trabajo es visible. Lo hecho queda registrado y no se olvidará a la hora de la prima.
- Menos interrupciones: el estado está en el panel y no hace falta preguntar «¿cómo va eso?».
- Queda claro qué se espera: la tarea y las observaciones están escritas, no dichas de pasada.
Asignar tareas a distancia
El ingeniero jefe (u otro empleado con el permiso correspondiente) abre la página de asignación, elige a un ingeniero de la lista y ve todos sus proyectos junto con el historial completo de etapas. Desde ahí puede:
- Asignar una tarea nueva — PROYECTO y TAREA, más las condiciones y los plazos, que entran en el historial del proyecto. La tarea empieza en el 5 %: después el ingeniero sube el avance por sí mismo describiendo cada etapa.
- Comentar una etapa — una observación unida a un porcentaje concreto de un proyecto concreto.
- Avisar por correo — una casilla junto a ambos botones. El mensaje llega al ingeniero con el nombre del proyecto, el porcentaje y el texto.
El correo no influye a propósito en si el registro se guarda: la tarea y el comentario quedan almacenados en cualquier caso, y si el envío falla, el remitente lo sabe de inmediato en un mensaje aparte: aquí nada se pierde en silencio.
Permisos de acceso
Los permisos tienen dos capas: un rol básico más un conjunto de derechos puntuales que se conceden encima. Así una misma persona puede, por ejemplo, llevar sus proyectos sin acceder a los ajustes ajenos.
| Rol / derecho | Qué permite |
|---|---|
| Ingeniero | Lleva sus proyectos, sube el avance describiendo cada etapa, pasa lo terminado al archivo, ve el panel y los resúmenes de sus compañeros |
| M9 — asignación de tareas | Asigna tareas a cualquier ingeniero, comenta etapas, avisa por correo, edita fichas ajenas en el panel y oculta ingenieros de los resúmenes comunes |
| Administrador | Todo lo anterior, además del aspecto del panel, la concesión de roles y permisos y la gestión de usuarios |
Además hay dos ajustes finos de visibilidad: una ficha del panel puede ocultarse (solo la ven su autor y la dirección) o retirarse del panel por completo; los proyectos y todo el historial permanecen intactos y solo desaparece la fila. También se puede ocultar a un ingeniero de los resúmenes comunes para que sus compañeros no vean sus trabajos.
Por qué esto es mejor que «como antes»
| Antes | Ahora |
|---|---|
| El estado se conoce por llamada o por chat | Está en el panel común y se actualiza solo |
| «Casi listo» — y así tres semanas | Etapas descritas: se ve lo que realmente se hizo |
| El historial del trabajo vive en la memoria de una persona | El historial pertenece a la empresa y sobrevive a la marcha del empleado |
| Las tareas se dan de palabra | La tarea está escrita y el aviso ya ha salido |
| El trabajo terminado se pierde | Un archivo que no se puede reescribir |
El valor principal no es el informe en sí, sino que el conocimiento sobre el trabajo deja de ser personal. Alguien se va de vacaciones, cae enfermo o cambia de empleo: el proyecto, sus etapas y la correspondencia siguen en la empresa, y cualquiera puede retomarlos.
El orden de trabajo en breve
- Se crea la ficha del ingeniero en el panel y él da de alta sus proyectos (o el ingeniero jefe le asigna una tarea).
- El trabajo avanza: el porcentaje sube de una etapa en una y cada paso se describe.
- La dirección mira el panel y los resúmenes y, si hace falta, comenta una etapa o asigna una tarea nueva con aviso por correo.
- El proyecto llega al 100 %: pasa al archivo y queda allí para siempre como resultado confirmado.
