Projetos dos engenheiros

Os projetos dos engenheiros são a estrutura de trabalho da ENGI: o engenheiro conduz os próprios projetos, cada passo fica registado e a direção vê o quadro completo sem ter de o juntar a partir de conversas e telefonemas. A seguir, como está organizado e por que razão esta ordem compensa para a empresa.

Em resumo: o que esta estrutura dá

Vê-se quem está a fazer o quê neste momento — um único painel para todo o departamento, atualizado de imediato.
Cada projeto tem um histórico: quando atingiu cada etapa e o que foi feito exatamente.
O trabalho concluído não se perde — passa para um arquivo que não pode ser reescrito depois.
As tarefas são atribuídas à distância, com aviso ao engenheiro por e-mail.
As permissões estão separadas: consultar, conduzir o próprio trabalho e atribuir tarefas a outros são funções distintas.

Como o engenheiro conduz os projetos

Cada engenheiro tem uma página pessoal de projetos. Um projeto descreve-se com três campos:

PROJETO	TAREFA	%
Nome da instalação ou do trabalho	O que está a ser feito exatamente	Avanço: 5 / 25 / 50 / 75 / 100

Pode haver tantos projetos quantos forem necessários — um engenheiro costuma acompanhar várias instalações ao mesmo tempo. Um projeto novo começa nos 5 %: o trabalho acabou de arrancar.

O avanço sobe uma etapa de cada vez

São cinco etapas: 5 % → 25 % → 50 % → 75 % → 100 %. Saltar não é possível: dos 5 % só se passa para 25 %, dos 25 % só para 50 %. E em cada etapa o engenheiro tem de escrever o que foi feito exatamente.

Esta é a regra central de todo o sistema. Sem ela, o relatório reduzir-se-ia a uma linha, «100 % feito», da qual nada se aprende. Assim, cada projeto guarda uma crónica legível: o que foi alcançado em cada etapa e quando.

O nome do projeto só pode mudar enquanto ele está nos 5 %. Depois fica bloqueado: o histórico das etapas já está ligado a esse nome, e mudá-lo faria com que o relatório falasse de um projeto e o histórico de outro. Pela mesma razão só se pode apagar um projeto que ainda não começou; tudo o resto já é registo.

O arquivo: 100 % e ponto final

Quando o projeto chega aos 100 %, propõe-se ao engenheiro passá-lo para o arquivo — com um aviso claro de que já não poderá ser alterado nem trazido de volta. No arquivo fica tudo: a descrição, todas as etapas, todos os comentários.

O arquivo é irreversível de propósito. Se dele se pudesse retirar ou retocar alguma coisa, não provaria nada — nem perante o cliente, nem na análise de um diferendo. O engenheiro vê o seu arquivo por inteiro, mas apenas para leitura.

O painel de ocupação

O painel comum mostra todos os engenheiros por ordem alfabética e, na linha de cada um, os seus projetos: nome, tarefa e avanço. Ao lado, duas colunas: ocupação (um círculo colorido — totalmente ocupado, parcialmente ocupado, livre, ausente) e hora de chegada ao escritório se a pessoa não estiver.

O painel foi pensado para um ecrã comum no escritório: atualiza-se sozinho, sem recarregar a página, e mostra o estado da ligação — ao aproximar-se do monitor vê-se logo se está vivo ou calado. Numa linha cabem cinco projetos; ao tocar no engenheiro abre-se uma página com todos os seus projetos.

O que dá à direção

Ao diretor

A resposta a «em que está o departamento a trabalhar» em dez segundos, e não ao fim de um dia de telefonemas.
Vê-se o movimento, não só o resultado. Um projeto parado nos 25 % pela terceira semana salta à vista — dá para intervir a tempo, e não depois do facto.
Um histórico pronto para a conversa com o cliente. Quando começou, o que foi feito em cada etapa, quando terminou — com datas e autores.
Planeamento com base em factos. Vê-se quem está sobrecarregado e quem tem folga, antes de um prazo escorregar.

À administração e ao engenheiro-chefe

As tarefas atribuem-se à distância — de casa, em viagem de serviço, pelo telemóvel.
O comentário está ligado a uma etapa concreta: a observação aparece exatamente na percentagem a que diz respeito.
Aviso por e-mail — o engenheiro fica a saber da nova tarefa de imediato, e não na reunião da semana seguinte.
Um resumo por engenheiro: quantos projetos conduz, o avanço médio, o que já está no arquivo.

Ao próprio engenheiro

O trabalho fica visível. O que foi feito está registado e não será esquecido na hora do prémio.
Menos interrupções: o estado está no painel e não é preciso perguntar «então, como vai isso?».
É claro o que se espera dele: a tarefa e as observações estão escritas, não ditas de passagem.

Atribuir tarefas à distância

O engenheiro-chefe (ou outro colaborador com a permissão correspondente) abre a página de atribuição, escolhe um engenheiro da lista — e vê todos os seus projetos com o histórico completo das etapas. A partir daí pode:

Atribuir uma tarefa nova — PROJETO e TAREFA, mais condições e prazos, que entram no histórico do projeto. A tarefa começa nos 5 %: depois é o engenheiro que sobe o avanço, descrevendo cada etapa.
Comentar uma etapa — uma observação ligada a uma percentagem concreta de um projeto concreto.
Avisar por e-mail — uma caixa junto a ambos os botões. A mensagem chega ao engenheiro com o nome do projeto, a percentagem e o texto.

O e-mail não interfere de propósito com a gravação: a tarefa e o comentário ficam guardados em qualquer caso e, se o envio falhar, o remetente sabe-o de imediato numa mensagem à parte — aqui nada se perde em silêncio.

Permissões de acesso

As permissões têm duas camadas: um papel de base mais um conjunto de direitos pontuais concedidos por cima. Assim a mesma pessoa pode, por exemplo, conduzir os seus projetos sem aceder às definições alheias.

Papel / direito	O que permite
Engenheiro	Conduz os seus projetos, sobe o avanço descrevendo cada etapa, passa o trabalho concluído para o arquivo, vê o painel e os resumos dos colegas
M9 — atribuição de tarefas	Atribui tarefas a qualquer engenheiro, comenta etapas, avisa por e-mail, edita fichas alheias no painel e oculta engenheiros dos resumos comuns
Administrador	Tudo o que está acima, mais o aspeto do painel, a atribuição de papéis e direitos e a gestão de utilizadores

Há ainda duas definições finas de visibilidade: uma ficha do painel pode ser ocultada (só o autor e a direção a veem) ou retirada do painel por completo — os projetos e todo o histórico ficam intactos, desaparece apenas a linha. Também se pode ocultar um engenheiro dos resumos comuns, para que os colegas não vejam os seus trabalhos.

Porque é melhor do que «como era antes»

Antes	Agora
O estado sabe-se por telefonema ou no chat	Está no painel comum e atualiza-se sozinho
«Quase pronto» — e assim há três semanas	Etapas descritas: vê-se o que foi realmente feito
O histórico do trabalho vive na memória de um colaborador	O histórico pertence à empresa e permanece após a saída
As tarefas são dadas de viva voz	A tarefa está escrita e o aviso já seguiu
O trabalho concluído perde-se	Um arquivo que não pode ser reescrito

O valor principal não é a prestação de contas em si, mas o facto de o conhecimento sobre o trabalho deixar de ser pessoal. Alguém vai de férias, adoece ou muda de emprego — o projeto, as suas etapas e a correspondência ficam na empresa, e qualquer um pode pegar neles.

A ordem de trabalho em breve

Cria-se a ficha do engenheiro no painel e ele regista os seus projetos (ou o engenheiro-chefe atribui-lhe uma tarefa).
O trabalho decorre: a percentagem sobe uma etapa de cada vez e cada passo é descrito.
A direção olha para o painel e os resumos e, se necessário, comenta uma etapa ou atribui uma nova tarefa com aviso por e-mail.
O projeto chega aos 100 % — passa para o arquivo e fica lá para sempre como resultado confirmado.