Dự án của kỹ sư

Dự án của kỹ sư là bộ khung làm việc của ENGI: kỹ sư tự triển khai dự án của mình, mọi bước đều được ghi lại, còn lãnh đạo nhìn thấy toàn cảnh mà không phải chắp nối từ tin nhắn và các cuộc gọi. Dưới đây là cách nó vận hành và vì sao trật tự này có lợi cho công ty.

Ngắn gọn: cấu trúc này mang lại điều gì

Thấy ngay ai đang làm gì lúc này — một bảng chung cho cả phòng, cập nhật tức thì.
Mỗi dự án đều có lịch sử: đạt từng mốc khi nào và cụ thể đã làm những gì.
Việc đã hoàn thành không thất lạc — nó chuyển vào kho lưu, nơi không thể viết lại về sau.
Công việc được giao từ xa, kèm thông báo tới hộp thư của kỹ sư.
Quyền được tách bạch: xem, tự quản lý công việc của mình và giao việc cho người khác là những vai trò khác nhau.

Kỹ sư triển khai dự án như thế nào

Mỗi kỹ sư có trang dự án riêng. Một dự án được mô tả bằng ba trường:

DỰ ÁN	CÔNG VIỆC	%
Tên công trình hoặc công việc	Cụ thể đang làm gì	Tiến độ: 5 / 25 / 50 / 75 / 100

Số lượng dự án không hạn chế — kỹ sư thường phụ trách vài công trình cùng lúc. Dự án mới bắt đầu ở mức 5 %: công việc chỉ vừa khởi động.

Tiến độ tăng từng mốc một

Có năm mốc: 5 % → 25 % → 50 % → 75 % → 100 %. Không được nhảy cóc: từ 5 % chỉ sang 25 %, từ 25 % chỉ sang 50 %. Và ở mỗi mốc, kỹ sư buộc phải ghi rõ cụ thể đã hoàn thành những gì.

Đây là quy tắc cốt lõi của cả hệ thống. Không có nó, báo cáo teo lại thành một dòng «đã xong 100 %», chẳng cho biết điều gì. Có nó, mỗi dự án giữ lại một biên niên dễ đọc: đạt được gì ở từng mốc và vào lúc nào.

Tên dự án chỉ đổi được khi còn ở mức 5 %. Sau đó tên bị khoá: lịch sử các mốc đã gắn với tên ấy, và việc đổi tên sẽ khiến báo cáo nói về dự án này còn lịch sử lại nói về dự án khác. Cũng vì lẽ đó, chỉ dự án chưa khởi động mới xoá được; từ đó trở đi tất cả đã là hồ sơ.

Kho lưu: 100 % và dừng lại ở đó

Khi dự án đạt 100 %, hệ thống đề nghị kỹ sư chuyển nó vào kho lưu — kèm cảnh báo rõ ràng rằng sau đó không thể sửa cũng không thể lấy lại. Trong kho lưu giữ lại tất cả: phần mô tả, mọi mốc, mọi nhận xét.

Kho lưu được làm không thể đảo ngược một cách có chủ ý. Nếu có thể xoá bớt hay chỉnh sửa điều gì trong đó, nó sẽ chẳng chứng minh được gì — cả trước khách hàng lẫn khi xem xét một tranh chấp. Kỹ sư xem được toàn bộ kho lưu của mình, nhưng chỉ để đọc.

Bảng theo dõi khối lượng công việc

Bảng chung liệt kê tất cả kỹ sư theo thứ tự chữ cái, và trên dòng của từng người là các dự án: tên, công việc và tiến độ. Bên cạnh là hai cột: mức bận (chấm màu — bận hoàn toàn, bận một phần, rảnh, vắng mặt) và giờ có mặt tại văn phòng nếu người đó đang vắng.

Bảng được thiết kế cho màn hình chung trong văn phòng: nó tự cập nhật mà không cần tải lại trang, đồng thời hiển thị tình trạng kết nối — bước tới trước màn hình là biết ngay nó còn sống hay đã lặng. Một dòng chứa được năm dự án; nhấn vào kỹ sư sẽ mở trang liệt kê toàn bộ dự án của người đó.

Điều này mang lại gì cho lãnh đạo

Với giám đốc

Câu trả lời cho «phòng đang làm gì» trong mười giây, thay vì cả ngày gọi điện.
Thấy được chuyển động, không chỉ kết quả. Dự án đứng yên ở 25 % sang tuần thứ ba lập tức đập vào mắt — có thể can thiệp kịp thời chứ không phải khi đã muộn.
Lịch sử sẵn sàng cho buổi làm việc với khách hàng. Bắt đầu khi nào, mỗi mốc làm được gì, kết thúc lúc nào — kèm ngày tháng và người thực hiện.
Lập kế hoạch dựa trên thực tế. Thấy ai đang quá tải và ai còn dư sức — trước khi thời hạn bị vỡ.

Với bộ phận hành chính và kỹ sư trưởng

Giao việc từ xa — từ nhà, từ chuyến công tác, từ điện thoại.
Nhận xét gắn với một mốc cụ thể: góp ý hiện đúng ở mức phần trăm mà nó nói đến.
Thông báo qua thư điện tử — kỹ sư biết có việc mới ngay lập tức, chứ không phải ở cuộc họp một tuần sau.
Bảng tổng hợp theo từng kỹ sư: đang chạy bao nhiêu dự án, tiến độ trung bình, những gì đã vào kho lưu.

Với chính kỹ sư

Công việc hiện rõ. Những gì đã làm đều được ghi nhận và không bị quên vào dịp xét thưởng.
Ít bị làm phiền hơn: trạng thái đã có trên bảng, không cần hỏi «đến đâu rồi?».
Yêu cầu rõ ràng: công việc và góp ý đều được viết ra, không phải nói vội cho xong.

Giao việc từ xa

Kỹ sư trưởng (hoặc nhân viên khác có quyền tương ứng) mở trang giao việc, chọn một kỹ sư trong danh sách — và thấy toàn bộ dự án của người đó cùng đầy đủ lịch sử các mốc. Từ đó có thể:

Giao việc mới — điền DỰ ÁN và CÔNG VIỆC, kèm điều kiện và thời hạn; những nội dung này đi vào lịch sử dự án. Công việc bắt đầu ở 5 %: sau đó chính kỹ sư nâng tiến độ và mô tả từng mốc.
Nhận xét về một mốc — góp ý gắn với mức phần trăm cụ thể của một dự án cụ thể.
Thông báo qua thư — ô đánh dấu nằm cạnh cả hai nút. Thư đến kỹ sư kèm tên dự án, phần trăm và nội dung.

Thư điện tử cố ý không ảnh hưởng tới việc lưu bản ghi: công việc và nhận xét vẫn được lưu trong mọi trường hợp, còn nếu gửi thất bại thì người gửi biết ngay qua một thông báo riêng — ở đây không có gì mất đi trong im lặng.

Quyền truy cập

Quyền có hai lớp: vai trò cơ bản, cộng thêm tập quyền chi tiết cấp bên trên. Nhờ vậy cùng một người có thể vừa triển khai dự án của mình, vừa không chạm được vào thiết lập của người khác.

Vai trò / quyền	Được làm gì
Kỹ sư	Triển khai dự án của mình, nâng tiến độ kèm mô tả từng mốc, chuyển việc đã xong vào kho lưu, xem bảng và bảng tổng hợp của đồng nghiệp
M9 — giao việc	Giao việc cho bất kỳ kỹ sư nào, nhận xét các mốc, thông báo qua thư, sửa bản ghi của người khác trên bảng, ẩn kỹ sư khỏi bảng tổng hợp chung
Quản trị viên	Tất cả những điều trên, cộng thêm cách hiển thị bảng, cấp vai trò và quyền, quản lý người dùng

Ngoài ra còn hai thiết lập hiển thị tinh hơn: bản ghi trên bảng có thể được ẩn (chỉ tác giả và lãnh đạo nhìn thấy) hoặc gỡ hẳn khỏi bảng — dự án và toàn bộ lịch sử vẫn nguyên vẹn, chỉ dòng hiển thị biến mất. Cũng có thể ẩn một kỹ sư khỏi bảng tổng hợp chung để đồng nghiệp không thấy công việc của người đó.

Vì sao cách này tốt hơn «như trước đây»

Trước đây	Hiện nay
Biết trạng thái nhờ gọi điện hoặc hỏi trong nhóm chat	Hiển thị trên bảng chung và tự cập nhật
«Sắp xong rồi» — và như thế suốt ba tuần	Các mốc có mô tả: thấy được thực sự đã làm gì
Lịch sử công việc nằm trong trí nhớ của một người	Lịch sử thuộc về công ty và còn lại sau khi người đó nghỉ
Công việc giao bằng lời	Công việc được ghi lại, thông báo đã gửi đi
Việc đã hoàn thành bị thất lạc	Kho lưu không thể viết lại

Giá trị chính không nằm ở việc báo cáo, mà ở chỗ hiểu biết về công việc thôi là của riêng ai đó. Một người đi nghỉ, ốm hoặc chuyển việc — dự án, các mốc và trao đổi vẫn ở lại công ty, và bất kỳ ai cũng có thể tiếp nhận.

Trình tự làm việc, tóm tắt

Tạo bản ghi cho kỹ sư trên bảng, kỹ sư nhập các dự án của mình (hoặc kỹ sư trưởng giao việc).
Công việc tiến triển — tiến độ tăng từng mốc một và mỗi bước đều được mô tả.
Lãnh đạo xem bảng và bảng tổng hợp, khi cần thì nhận xét một mốc hoặc giao việc mới kèm thông báo qua thư.
Dự án đạt 100 % — chuyển vào kho lưu và ở đó vĩnh viễn như một kết quả đã được xác nhận.