Mühendis projeleri

Mühendislerin Projeleri – ENGI'nin çalışma prensibidir: Mühendisler projelerini kendileri yönetir, her aşama kaydedilir ve yöneticiler, sohbetlerden veya telefon görüşmelerinden bağımsız olarak, projenin tamamını görür. Aşağıda, bu sistemin nasıl çalıştığı ve neden bu yapının şirkete faydalı olduğu açıklanmaktadır.

Kısaca: Bu yapının ne işe yaradığı

Herkesin şu anda neyle meşgul olduğunu görebilirsiniz – Tüm departmanı kapsayan tek bir ekran var ve anında güncelleniyor.
Her projenin bir hikayesi vardır: Projenin ne zaman ve hangi aşamada başladığı, tam olarak neyin yapıldığı gibi.
Tamamlanmış çalışmalar kaybolmaz; bunlar bir arşive gönderilir ve bu arşiv, sonradan değiştirilemez.
Görevler, mühendise e-posta yoluyla bildirilerek uzaktan atanır.
Haklar ayrılmıştır: İzlemek, kendi işlerinizi yürütmek ve başkalarına görevler vermek, farklı rollerdir.

Bir mühendisin projeleri nasıl yönettiği

Her mühendisin kişisel proje sayfaları vardır. Her proje üç alanla tanımlanır:

PROJE	GÖREV	%
Projenin adı veya yapılan işin tanımı	Tam olarak ne yapıldığı	Tamamlanma yüzdesi: %5 / %25 / %50 / %75 / %100

Mühendisler genellikle aynı anda birkaç projeyi yönetir, bu nedenle proje sayısı sınırlı değildir. Yeni bir proje %5 ile başlar, yani henüz yeni başlamıştır.

Yüzde, belirli aşamalarla artar.

Beş aşama: %5 → %25 → %50 → %75 → %100. Bir aşamadan diğerine doğrudan geçmek mümkün değil: %5'ten sadece %25'e, %25'ten ise sadece %50'ye geçilebilir. Her aşamada, mühendisin tam olarak ne yapıldığını yazması gerekmektedir.

Bu, tüm sistemin temel kuralıdır. Bu kural olmadan, rapor sadece "tamamlandı %100" şeklinde bir satırla sınırlı kalır ve hiçbir bilgi vermez. Ancak bu sayede, her projenin anlaşılır bir geçmişi olur: her aşamada ne yapıldığı ve ne zaman yapıldığı.

Proje adı, projenin %5'lik aşamasındayken değiştirilebilir. Bundan sonra, proje adı kilitlenir: çünkü proje aşamalarının geçmişi bu ada bağlıdır ve adın değiştirilmesi, raporun bir proje hakkında, geçmişin ise başka bir proje hakkında olmasını sağlar. Aynı nedenle, yalnızca başlamamış projeler silinebilir; bundan sonraki her şey raporlama kapsamındadır.

Arşiv: %100 ve bu kadar.

Proje %100 tamamlandığında, mühendise projenin arşivlenmesi önerilir; ancak bu durumda, projenin değiştirilemeyeceği veya geri alınamayacağı açıkça belirtilir. Arşivde projenin tüm detayları saklanır: açıklama, tüm aşamalar ve tüm yorumlar.

Arşiv, kasıtlı olarak geri alınamaz hale getirilmiştir. Arşivden bir şey silinip düzeltilebilseydi, hiçbir şeyi kanıtlamazdı; ne müşteriye karşı, ne de tartışmalı bir durumu değerlendirirken. Mühendis, kendi arşivini tamamıyla görebilir, ancak yalnızca okuma modunda.

Çalışma Durumu Göstergesi

Genel ekranda, tüm mühendislerin isimleri alfabetik sıraya göre listelenir ve her mühendisin satırında, projeleriyle ilgili bilgiler yer alır: projenin adı, amacı ve tamamlanma yüzdesi. Yanında iki sütun bulunur: "meşguliyet durumu" (renkli dairelerle belirtilir: meşgul, kısmen meşgul, boş, ofiste değil) ve "ofise geliş saati", eğer ilgili kişi ofiste değilse.

Bu gösterge, ofisteki genel ekrana uygun olarak tasarlanmıştır: Sayfa yeniden yüklenmeden otomatik olarak güncellenir ve bağlantı durumunu gösterir; monitöre yaklaştığınızda, bağlantının aktif olup olmadığını hemen görebilirsiniz. Bir satırda beş proje görüntülenir; mühendisin adına tıklamak, tüm projelerini içeren sayfayı açar.

Bu, yöneticilere ne sağlar?

Yönetici için...

"Bir departmanın neyle meşgul olduğunu öğrenmek için, bir gün boyunca telefonla arama yapmak yerine, sadece on saniye içinde cevap alın."
Sadece sonucu değil, aynı zamanda süreci de görmek önemlidir. Üç haftadır %25'te takılı kalan bir proje hemen fark edilir; bu sayede zamanında müdahale edilebilir, sonradan değil.
Müşteriyle konuşmak için hazırlanmış bir anlatım. Projenin başlangıcı, her aşamada yapılanlar, bitiş tarihi ve ilgili kişiler (yazarlar) ile birlikte tüm detaylar.
Verilere dayalı planlama. Kimin aşırı yük altında olduğunu ve kimin boş kapasitesi olduğunu, teslim tarihlerinin geçirilmesinden *önce* görebilirsiniz.

Yönetime ve baş mühendise:

Görevler uzaktan veriliyor – evden, iş seyahatinden veya telefondan.
Yorum, belirli bir aşamaya bağlanmıştır: Yorum, ilgili olduğu yüzdelik oranla aynı yerde görüntülenir.
E-posta bildirimi — Mühendis, yeni bir görev hakkında hemen haberdar olur, bir hafta sonraki toplantıda değil.
Her mühendis için özet bilgiler: Kaç proje üzerinde çalıştığı, projelerin ortalama ilerleme durumu ve hangi projelerin arşivlendiği.

Mühendise:

Yapılan işler açıkça görülüyor. Gerçekleştirilen çalışmalar kaydedildi ve ödül değerlendirmesinde dikkate alınacak.
Daha az iletişim: Projenin durumu ekranda görünür, bu yüzden "işler nasıl gidiyor?" diye sormaya gerek kalmaz.
Ne beklendiği açık: Görevler ve notlar yazılı olarak kaydedilir, sözlü olarak değil.

Görev atama işlemi uzaktan:

Baş mühendis (veya ilgili yetkiye sahip başka bir çalışan), görev atama sayfasını açar, listeden mühendisi seçer ve tüm projelerini, her birinin aşamalarıyla birlikte görür. Bundan sonra:

Yeni bir görev oluşturun - PROJE ve GÖREV, ayrıca proje geçmişine kaydedilecek olan koşullar ve tarihler. Görev, %5'lik bir başlangıç oranıyla oluşturulur; daha sonra mühendis, her aşamayı tanımlayarak bu oranı artırır.
Bir aşamayı yorumlamak – Belirli bir projenin belirli bir yüzdesiyle ilgili bir geri bildirim veya eleştiri.
E-posta ile bilgilendirme — Her iki butonun yanındaki kutucuk işaretlenmeli. E-posta, projenin adı, yüzdesi ve içeriğiyle birlikte mühendise gönderilir.

E-posta gönderimi, kaydın güvenliğini etkilemez: Görev ve yorum her durumda kaydedilir. E-posta gönderiminde bir sorun olursa, gönderen hemen ve ayrı bir mesajla bilgilendirilir; böylece herhangi bir kayıp yaşanmaz.

Erişim hakları

Yetkiler iki katmanlıdır: Temel bir rol ve üzerine eklenen, belirli yetkiler bulunur. Örneğin, aynı kişi kendi projelerini yönetebilirken, başkalarının ayarlarına erişimi olmayabilir.

Rol / Yetki	Ne yapılabilir?
Mühendis.	Proje yönetimi yapar, ilerleme yüzdesini gösterir, tamamlanan projeleri arşive kaydeder, meslektaşların panolarını ve sonuçlarını görüntüler.
M9 - Görev tanımlama aracı.	Her mühendise görev atar, aşamaları yorumlar, e-posta yoluyla bilgilendirme yapar, diğer mühendislerin panolardaki kayıtlarını düzenler, mühendisleri genel sonuçlardan gizler.
Yönetici	Yukarıdakilerin hepsi, ayrıca pano görünümünü özelleştirme, rol ve izin atama, kullanıcı yönetimi.

Ayrı olarak, görünürlükle ilgili iki ince ayar seçeneği bulunmaktadır: Gösterge panelindeki kaydı ya "gizleyebilirsiniz" (sadece yazar ve yönetim tarafından görülebilir) ya da "tamamen kaldırabilirsiniz" - bu durumda projeler ve tüm geçmiş kayıtlara rağmen korunur, sadece ilgili satır silinir. Mühendisin çalışmalarını meslektaşlarının görmesini engellemek için, mühendisi genel sonuçlardan da gizleyebilirsiniz.

Neden bu, "eski yöntemlere" göre daha iyi?

Eskiden:	Şimdi:
Durum, telefonla veya sohbet yoluyla öğrenilir.	Genel panelde görünür, otomatik olarak güncellenir.
"Neredeyse tamam" - böyle üç hafta sürer.	Aşamalar açıklama ile birlikte gösterilir: neyin gerçekten yapıldığı görülebilir.
Çalışma geçmişi, çalışanın hafızasında kalır.	Çalışma geçmişi, şirkete aittir ve işten ayrıldıktan sonra da saklanır.
Görevler sözlü olarak tanımlanır.	Görev kaydedilir ve bir bildirim e-posta yoluyla gönderilir.
Tamamlanan çalışmalar kaybolabilir.	Değiştirilemeyen bir arşiv bulunur.

En önemli değer, raporlamanın kendisi değil, aksine, işle ilgili bilginin kişisel olmaktan çıkmasıdır. Bir kişi izin kullanır, hastalanır veya iş değiştirir; proje, aşamaları ve yazışmaları şirkette kalır ve herkes bu bilgileri devralabilir.

İş akışı hakkında kısa bilgi:

Bir mühendise, bir gösterge panelinde bir kayıt açılır; mühendis kendi projelerini başlatır (veya baş mühendis bir görev atar).
İş devam ederken, ilerleme bir adımda artar ve her adım ayrıntılı olarak kaydedilir.
Yönetici, gösterge panelini ve sonuçları kontrol eder, gerekirse bir aşamaya yorum yapar veya bir e-posta bildirimiyle yeni bir görev atar.
Proje %100'e ulaştığında, arşive gönderilir ve orada kalıcı olarak, doğrulanmış bir sonuç olarak saklanır.