Projekty inżynierskie

Projekty inżynierów – to sposób pracy w firmie ENGI: inżynier samodzielnie prowadzi swoje projekty, każdy etap jest rejestrowany, a kierownik ma pełny obraz sytuacji, bez konieczności zbierania informacji z rozmów i wiadomości. Poniżej opisano, jak to działa i dlaczego taki system jest korzystny dla firmy.

Krótko mówiąc: co daje ta struktura?

Widzimy, czym zajmuje się każdy pracownik w danym momencie – jeden ekran informacyjny dla całego działu, który aktualizuje się natychmiast.
Każdy projekt ma swoją historię: kiedy i na jakim etapie powstał, co dokładnie zostało zrobione.
Wykonane prace nie znikają – trafiają do archiwum, którego nie można zmienić po fakcie.
Zadania są przydzielane zdalnie, a inżynier otrzymuje powiadomienie e-mailem.
Uprawnienia są rozdzielone: możliwość oglądania, zarządzania własnymi zasobami i przypisywania zadań innym – to różne role.

Jak inżynier prowadzi projekty?

Każdy inżynier ma osobistą stronę z listą projektów. Projekt jest opisany za pomocą trzech pól:

PROJEKT	ZADANIE	%
Nazwa obiektu lub pracy	Co dokładnie jest wykonywane	Stopień realizacji: 5 / 25 / 50 / 75 / 100

Może być dowolna liczba projektów – inżynier zazwyczaj prowadzi kilka projektów jednocześnie. Nowy projekt rozpoczyna się od 5%: praca dopiero się rozpoczęła.

Procent realizacji rośnie stopniowo.

Pięć poziomów: 5% → 25% → 50% → 75% → 100%. Nie można przeskakiwać: z poziomu 5% można przejść tylko na poziom 25%, a z poziomu 25% – tylko na poziom 50%. Na każdym poziomie inżynier musi opisać, dokładnie co zostało zrobione.

To jest najważniejsza zasada całego systemu. Bez niej raport sprowadziłby się do jednej linii "zrealizowano 100%", z której nie można by nic wywnioskować. Dzięki temu każdemu projektowi towarzyszy zrozumiała kronika: co zostało zrobione na każdym etapie i kiedy.

Nazwę projektu można zmienić tylko wtedy, gdy jego postęp wynosi 5%. Później jest ona zablokowana: historia etapów jest już powiązana z tą nazwą, a zmiana nazwy spowodowałaby, że raport dotyczyłby jednego projektu, a historia – innego. Z tego samego powodu można usunąć tylko projekt, który jeszcze się nie rozpoczął; wszystko, co jest dalej, jest już częścią raportu.

Archiwum: 100% i koniec

Kiedy projekt zostanie ukończony w 100%, inżynierowi proponuje się przeniesienie go do archiwum – z wyraźnym ostrzeżeniem, że nie będzie już możliwe wprowadzenie zmian ani przywrócenie projektu do poprzedniej wersji. W archiwum przechowywane są wszystkie informacje: opis, wszystkie etapy, wszystkie komentarze.

Archiwum zostało celowo zaprojektowane jako niezmienne. Gdyby można było usunąć lub zmodyfikować jakiekolwiek dane w nim zawarte, nie miałoby to żadnej wartości dowodowej – ani przed klientem, ani podczas analizy spornych sytuacji. Inżynier ma dostęp do całego archiwum, ale tylko do odczytu.

Wskaźnik obciążenia pracą

Ogólna tablica wyświetla wszystkich inżynierów w kolejności alfabetycznej, a w wierszu każdego z nich znajdują się informacje o jego projektach: nazwa, cel i procent ukończenia. Obok znajdują się dwie kolumny: "dostępność" (kolorowy krążek oznaczający: zajęty, częściowo zajęty, wolny, nieobecny) oraz "godzina obecności w biurze", jeśli osoba jest nieobecna.

Wskaźnik jest przeznaczony do wyświetlania na ogólnodostępnym ekranie w biurze. Aktualizuje się automatycznie, bez konieczności odświeżania strony, i pokazuje status połączenia – podchodząc do monitora, można od razu zobaczyć, czy jest ono aktywne, czy nie. Na jednym wierszu wyświetlanych jest pięć projektów; kliknięcie na nazwisko inżyniera otwiera stronę ze wszystkimi jego projektami.

Co to daje kierownikowi?

Dla dyrektora:

Otrzymaj odpowiedź na pytanie "czym zajmuje się dział" w ciągu dziesięciu sekund, a nie po całym dniu telefonów.
Widzimy postęp, a nie tylko wynik końcowy. Projekt, który od trzech tygodni utknął na 25%, jest od razu widoczny – można interweniować na czas, a nie dopiero po fakcie.
Gotowy tekst do rozmowy z klientem. Opisuje, kiedy rozpoczęto projekt, jakie działania zostały podjęte na każdym etapie, oraz kiedy projekt został zakończony, wraz z podaniem dat i autorów.
Planowanie oparte na danych. Widzimy, kto jest przeciążony, a kto ma zapas czasu – zanim nastąpią problemy z terminami.

Do administracji i głównego inżyniera:

Zadania są przydzielane zdalnie – z domu, podczas podróży służbowych, przez telefon.
Komentarz jest przypisany do konkretnego etapu: uwaga jest widoczna dokładnie w miejscu, do którego odnosi się określony procent postępu.
Powiadomienie e-mailowe – inżynier dowie się o nowym zadaniu od razu, a nie dopiero na spotkaniu planistycznym po tygodniu.
Podsumowanie dla każdego inżyniera: liczba prowadzonych projektów, średni stopień zaawansowania, projekty zarchiwizowane.

Do samego inżyniera:

Praca jest widoczna. Wykonane zadania zostały udokumentowane i zostaną uwzględnione przy przyznawaniu nagród.
Mniej pytań: status projektu jest widoczny na ekranie, więc nie ma potrzeby pytać "jak tam?".
Jest jasne, czego się od niego oczekuje: zadania i uwagi są zapisane, a nie przekazywane ustnie.

Przydzielanie zadań zdalnie:

Główny inżynier (lub inny pracownik z odpowiednimi uprawnieniami) otwiera stronę do przydzielania zadań, wybiera inżyniera z listy i widzi wszystkie jego projekty wraz z historią wszystkich etapów. Następnie można:

Dodanie nowego zadania – PROJEKT i ZADANIE, wraz z warunkami i terminami, które zostaną dodane do historii projektu. Zadanie jest tworzone z początkowym progiem na poziomie 5%; dalszy procent jest ustalany przez inżyniera, który opisuje każdy etap.
Dodaj komentarz do etapu – dodanie uwagi do konkretnego etapu konkretnego projektu.
Powiadomienie e-mailem – zaznaczone pole obok obu przycisków. Wiadomość jest wysyłana do inżyniera i zawiera nazwę projektu, procent oraz treść.

Wiadomość e-mail nie wpływa na trwałość zapisu: zadanie i komentarz są zawsze zapisywane, a nadawca natychmiast otrzymuje powiadomienie o niepowodzeniu wysyłki – nie ma tu żadnych ukrytych strat.

Prawa dostępu

Uprawnienia są dwupoziomowe: podstawowa rola plus zestaw szczegółowych uprawnień, które są nadawane na jej podstawie. Dzięki temu ta sama osoba może na przykład prowadzić swoje projekty, jednocześnie nie mając dostępu do ustawień innych osób.

Rola / uprawnienie:	Co może?
Inżynier.	Prowadzi projekty, określa procent postępu z opisem etapów, archiwizuje ukończone projekty, wyświetla tabele i podsumowania pracy kolegów.
M9 – ustawianie zadań.	Może przydzielać zadania dowolnemu inżynierowi, komentować etapy, wysyłać powiadomienia e-mail, edytować wpisy innych inżynierów na tablicy, ukrywać inżynierów z ogólnych podsumowań.
Administrator	Wszystko powyższe, plus konfiguracja wyglądu tablicy, przydzielanie ról i uprawnień, zarządzanie użytkownikami.

Oprócz tego, dostępne są dwie dodatkowe opcje konfiguracyjne dotyczące widoczności: można ukryć zapisy w tabeli (widoczne tylko dla autora i administracji) lub całkowicie usunąć je z tabeli – w tym przypadku projekty i cała historia pozostają nienaruszone, znika tylko wiersz. Można również ukryć inżyniera w ogólnych podsumowaniach, aby jego prace nie były widoczne dla współpracowników.

Dlaczego to jest lepsze niż "jak było wcześniej"?

Wcześniej:	Teraz:
Status projektu można ustalić przez telefon lub w czacie.	Status jest widoczny na wspólnej tablicy i automatycznie się aktualizuje.
"Prawie gotowe" – i tak przez trzy tygodnie.	Etapy z opisem: widać, co faktycznie zostało zrobione.
Historia pracy jest przechowywana w pamięci pracownika.	Historia należy do firmy i pozostaje nawet po odejściu pracownika.
Zadania są wprowadzane tekstowo.	Zadanie zostało zapisane, a powiadomienie zostało wysłane na adres e-mail.
Wykonane prace są tracone.	Archiwum, którego nie można modyfikować.

Najważniejsza wartość nie tkwi w samym raporcie, ale w tym, że wiedza o projekcie przestaje być prywatna. Jeśli pracownik wyjeżdża na urlop, choruje lub zmienia pracę, projekt, jego etapy i korespondencja pozostają w firmie, a każdy może przejąć ich realizację.

Krótkie omówienie procesu pracy.

Dla inżyniera tworzona jest pozycja na tablicy, gdzie on dodaje swoje projekty (lub główny inżynier przypisuje mu zadanie).
Praca trwa – postęp jest odnotowywany, a każdy etap jest opisywany.
Kierownik obserwuje tablicę i wyniki, a w razie potrzeby komentuje etap lub przypisuje nowe zadanie z powiadomieniem e-mail.
Projekt jest ukończony (osiąga 100%) – jest archiwizowany i pozostaje tam na stałe jako potwierdzony wynik.